L’organisation de conférences et de séminaires nécessitait la gestion de quelques personnes spécialisées. Mais si vous n’avez pas d’expertise à ce sujet, cet article vous guidera sur la façon d’organiser des conférences et des séminaires. L’organisation de conférences et de séminaires suit une certaine procédure. Si vous envisagez d’organiser une conférence internationale ou nationale, vous devez suivre ces quelques conseils.
Décidez du budget
Toutes les conférences et séminaire Bonifacio ont de l’argent à dépenser. L’argent peut être dépensé pour les frais de salle de réunion, les arrangements pour le déjeuner ou le dîner, le thé et les collations, la décoration de la scène, les transports locaux, la logistique des invités, l’impression, la publicité, etc. Vous devez donc décider de l’afflux d’argent pour la conférence et du montant d’argent nécessaire pour la conférence. La plupart des gens se trompent dans la budgétisation et font face à des pertes financières après la conférence. Soyez prudent lors de la planification et considérez tous les aspects possibles. Les orateurs et les invités sont une partie importante de la conférence. Des précautions doivent être prises lors du choix des enceintes. Les invités ou les conférenciers doivent appartenir au même thème ou sujet de discussion. Avant de choisir les conférenciers, les organisateurs peuvent vérifier le parcours des conférenciers.
Faire votre recherche
Il est important de rechercher votre idée avant de prendre des engagements fermes sur le séminaire Bonifacio. À ce stade, vous pouvez toujours sortir si c’est une mauvaise idée. Passez du temps à vous assurer qu’il y a un public pour ce que vous faites et qu’un nombre suffisant de personnes se présenteront. Sondez votre public potentiel pour savoir s’il est susceptible de venir et quel type de contenu il rechercherait. Ne faites pas l’erreur de choisir d’abord un lieu. Vous aurez besoin de savoir combien de personnes sont susceptibles de venir et comment vous souhaitez structurer votre événement avant de finaliser un lieu. Avoir trois personnes réparties dans une salle de conférence de 200 places n’aura pas l’air génial. Et refuser des centaines de clients potentiels ou de prospects n’est pas vraiment une bonne affaire non plus (bien que ce soit un problème très agréable et rare à avoir).
Organisez un petit événement pour commencer – vous pouvez toujours augmenter la taille la prochaine fois ou, si le lieu dispose d’espace supplémentaire, vous pourrez peut-être mettre à niveau si la demande est là. Limiter la fréquentation vous permettra d’utiliser un peu de marketing de rareté pour créer un buzz, vendre rapidement et exciter les gens.
Installations
Vous aurez forcément besoin d’afficher du contenu de présentation pour partager des messages clés avec vos équipes. Assurez-vous donc d’avoir le matériel de projection dont vous avez besoin en tenant compte de la taille du public (écran, vidéoprojecteur, micros, etc.). Pensez aussi aux indispensables papeterie pour animer les séances de travail : paperboards, tableaux, post-it… Les séminaires comportent généralement des séances de travail en petits groupes, avec un temps réservé aux retours collectifs. Assurez-vous donc que la configuration du site est adaptée à ce type d’événement. Si vous êtes nombreux, vous aurez peut-être besoin de plusieurs salles de sous-commission pour les séances de travail. L’essentiel est de pouvoir réunir tous les participants dans un espace plus large au moins pour un temps partagé pendant l’événement.
