Comment signer une facture électronique ?

par viola
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facture électronique

De nos jours, en France, l’e-facture ou la facture électronique qui est signée de manière numérique n’est pas obligatoire. Mais cette manière de certifier est cependant très utilisée. Ce système a l’avantage d’être à la fois fiable et surtout sécurisé. C’est aussi une solution qui permet aux entreprises de dématérialiser. 

La facture sous la forme PDF qui est signée de manière électronique est alors aujourd’hui très courante. Mais comment réussir cette étape essentielle ?

Les lignes qui suivent vous donnent les informations importantes ainsi que les conseils à suivre pour signer une e-facture. 

La signature électronique, c’est quoi exactement ? 

La signature numérique peut vous aider à certifier des documents spécifiques comme la facture. Pour cela, vous devez utiliser un code de logiciel. La certification électronique vous aide alors à vous assurer que le document est authentique et donc non altéré. 

Il est alors possible de signer de manière numérique un grand nombre de documents comme la facture électronique ou encore d’autres types de papiers que vous ne pouvez pas toucher. Pour pouvoir effectuer cette étape, vous devez disposer d’un certificat électronique. Ce dernier est octroyé par un prestataire de services en qui vous avez totalement confiance et qui se spécialise uniquement dans ce genre de signature. 

Il est important de prendre connaissance du fait que la facture numérique ou e-facture se présente sous différents types. Ces derniers ne nécessitent donc pas tous ce genre de signature. Cela dit, si l’entreprise utilise l’EDI à la place du PDF, la signature électronique est déjà présente dans le processus de mise en place. 

Dans le cas où la société opte pour une facture qui est sous le format PDF et qu’elle est envoyée par email, ce type de signature n’est pas non plus obligatoire. Mais l’entreprise peut toutefois choisir d’avoir recours à la facture avec une signature numérique pour pouvoir disposer d’une sécurité plus renforcée dans les échanges qu’elle doit effectuer. 

Les étapes pour signer une facture électronique

Pour pouvoir mettre en place une signature électronique sur une facture ou un autre genre de document, il est important d’appliquer un certificat électronique. Comme mentionné dans le paragraphe précédent, ce certificat peut se faire avec l’aide d’un prestataire de services qui est agréé ou encore grâce à un logiciel spécifique. Pour pouvoir utiliser cette solution, vous devez disposer d’une expérience dans les différentes techniques. 

Le certificat électronique peut être matériel avec une puce ou une clé USB que vous devez disposer de manière exclusive ou un logiciel qui se trouve dans votre ordinateur. 

Pour profiter d’une solution sécurisante, il est conseillé de se tourner vers la solution matérielle. Cela dit, elle vous permet d’éviter les risques de piratage et donc d’être sûr de l’authenticité de la signature et surtout du document. 

Pour appliquer le certificat sur les documents, un logiciel de signature électronique est indispensable. 
La signature électronique est alors une solution fiable et surtout simple pour ceux qui choisissent de rendre les techniques de certification rapides et surtout efficaces. Les factures sont des éléments qui peuvent être présents dans le quotidien d’une très grande nombre d’entreprises. Il est alors possible de choisir d’utiliser des e-factures sous le format PDF et de les signer sans les toucher.

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